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Secrétaire de gestion- Service des ressources matérielles

Centre de services scolaire des Hautes-Rivières

C'est un Contrat job à Saint-Jean-Sur-Richelieu, QC publiée le mai 10, 2022.

SECRÉTAIRE DE GESTION – Projet particulier à temps complet
(35h00/semaine) – 2 ans (1er juillet 2022 au 30 juin 2024)
Service des ressources matérielles

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.


ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels ; elle transmet la documentation pertinente ; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents, dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi ; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée ; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués ; elle participe à l’élaboration du système de classement ; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité et expérience

Être titulaire d’un diplôme d’étude professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autre exigence

Avoir des connaissances en bureautique

BRÈVE DESCRIPTION DE LA FONCTION
De façon plus spécifique, la personne salariée aura notamment les responsabilités suivantes au sein du secteur
projet :

S’assurer du suivi et de la conformité des dossiers, principalement celui des appels d’offres. Ceci inclut entre autres
les opérations suivantes :

Préparation de dossiers;
 Ouverture de dossiers fournisseurs (envoi accréditation et dépôt direct);
 Envoi des lettres soumissionnaires;
 Assure le suivi des signatures de contrats;
 Retour des cautionnements;
 Vérification SEAO;
 Réservation de salles et faire l’ajout au calendrier RM;
 Réception des soumissions;
 Préparation des bons de commande dans Achat;
 Envoi de dénonciations;
 Suivi des documents demandés.

S’assurer du suivi des contrats professionnels et des projets de construction dans le tableau de bord;
Responsable de la préparation des sommaires pour le conseil d’administration (ODJ, CR, résolutions);
S’occuper des opérations liées à la paie :

 Entrer les paiements de temps supplémentaire;
 Entrer les absences;
 Faire la création d’emploi
 S’occuper des avis d’engagement pour les plus de 6 mois.

S’assurer du suivi des requêtes dans Octopus pour le concierge (centre d’admin.);
S’occuper des notes de service pour les projets;
Préparer des demandes d’ajouts d’espace et réédition MEQ;
Réviser des documents tels que note de service, sommaire exécutif, octroi de contrat et autres;
Créer des questionnaires FORMS et s’assurer du suivi des dossiers dans Office 365;
Modifier des documents avec le logiciel Adobe XL Pro;
Faire un suivi des factures de gaz et d’Hydro-Québec;
S’assurer un suivi avec les frais de déplacement;
S’assurer de mettre à jour les documents essentielles du service, dont celui du Réseau téléphonique, l’organigramme,
le Qui-Fait-Quoi, le formulaire d’absence et de temps supplémentaires;
Créer des documents qui serviront de modèle;
Effectuer des requêtes pour l’équipe projet;
S’assurer de l’envoi de documents projets (Note de service, Décision DG, Octroi de contrat);
Faire l’ajout de tâches et faire le suivi pour les établissements dans Consillium;
S’occuper des demandes de financement- Mesures 50643* en faisant les suivis nécessaires;
S’occuper de l’envoi du formulaire « Relevé de présence »;
Gestion de plusieurs dossiers en simultané;
Faire la distribution du courrier, les transferts d’appels, l’ouverture de dossier employé, etc.

Le Centre de services scolaire applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature.

Offre

Salaire: 22.54-26.00